總賬子系統(tǒng)

初始化處理分兩部分實(shí)現(xiàn)，即核算體系的建立與期初數(shù)據(jù)的整理錄入。

一、核算體系的建立

1．操作員設(shè)置　詳見第二章中“設(shè)置操作員及權(quán)限”部分。

2．建立核算賬套　新賬套的建立參見第二章第一節(jié)的相關(guān)內(nèi)容。

賬套中的“會(huì)計(jì)主管”應(yīng)該是本單位的財(cái)務(wù)人員，因此要先進(jìn)行操作員設(shè)置，再建立核算賬套。

賬套主管可以通過【賬套】下的【修改】功能，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，對(duì)允許進(jìn)行修改的內(nèi)容進(jìn)行修改。

3．操作員權(quán)限設(shè)置?。ㄒ唬┫到y(tǒng)管理 相關(guān)內(nèi)容。

5．啟用賬套

啟用賬套，就是要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)總賬系統(tǒng)的一些系統(tǒng)選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，以便總賬系統(tǒng)配置相應(yīng)的功能或執(zhí)行相應(yīng)的控制。當(dāng)?shù)谝淮螁⒂每傎~系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)出現(xiàn)圖3－5所示對(duì)話框，可以進(jìn)行選項(xiàng)設(shè)置。在啟用賬套或業(yè)務(wù)變更后，也可以通過該對(duì)話框查看或調(diào)整賬簿的選項(xiàng)。另外，在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【文件】菜單下的【選項(xiàng)…】，也可以得到選項(xiàng)對(duì)話框。

7．建立會(huì)計(jì)科目

建立會(huì)計(jì)科目是會(huì)計(jì)核算方法之一，財(cái)務(wù)系統(tǒng)一般都提供了符合國家會(huì)計(jì)制度規(guī)定的一級(jí)會(huì)計(jì)科目，明細(xì)科目的確定要根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：

第一，會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須滿足會(huì)計(jì)報(bào)表編制的要求，凡是報(bào)表所用數(shù)據(jù)，需從系統(tǒng)取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)科目。

第二，會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只有下級(jí)而無上級(jí)；既要設(shè)置總賬科目，又要設(shè)置明細(xì)科目，以提供總括和詳細(xì)的會(huì)計(jì)核算資料。

第三，會(huì)計(jì)科目要保持相對(duì)穩(wěn)定，會(huì)計(jì)年中不能刪除；如已經(jīng)使用，不能增設(shè)下一級(jí)明細(xì)科目。一級(jí)科目名稱要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，明細(xì)科目名稱要通俗易懂。

第四，設(shè)置會(huì)計(jì)科目要考慮與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級(jí)會(huì)計(jì)科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個(gè)子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)。因此，要將各個(gè)于系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級(jí)科目。

一般來說，為了充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，在企業(yè)原有的會(huì)計(jì)科目基礎(chǔ)上，應(yīng)對(duì)以往的一些科目結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，充分發(fā)揮總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能，深化、強(qiáng)化企業(yè)的核算和管理工作。

當(dāng)企業(yè)規(guī)模不大，往來業(yè)務(wù)較少時(shí)，可采用和手工方式一樣的科目結(jié)構(gòu)及記賬方法，即將往來單位、個(gè)人、部門、項(xiàng)目通過設(shè)置明細(xì)科目來進(jìn)行核算管理：而對(duì)于一個(gè)往來業(yè)務(wù)頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴(yán)格的企業(yè)來說，應(yīng)該采用總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能進(jìn)行管理，即將這些明細(xì)科目的上級(jí)科目設(shè)為末級(jí)科目并設(shè)為輔助核算科目，并將這些明細(xì)科目設(shè)為相應(yīng)的輔助核算目錄。一個(gè)科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會(huì)登記在總賬和輔助明細(xì)賬上。

（1）增加會(huì)計(jì)科目。在【總賬系統(tǒng)】中，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【會(huì)計(jì)科目】，進(jìn)入會(huì)計(jì)科目界面，單擊【增加】按鈕，出現(xiàn)會(huì)計(jì)科目一新增對(duì)話框

①科目編碼：科目編碼必須唯一，且必須按其級(jí)次的先后次序建立。科目編碼只能由數(shù)字、英文字母及減號(hào)（－）、正斜杠（＼）表示，其他字符（如＆" ’；空格等）禁止使用。

②科目名稱：分為科目中文名稱和科目英文名稱，可以是漢字、英文字母或數(shù)字，可以是減號(hào)（－）。正斜杠（＼），但不能輸入其他字符?？颇恐形拿Q最多可輸入10個(gè)漢字，科目英文名稱最多可輸入100個(gè)英文字母。

需要注意的是，科目中文名稱和英文名稱不能同時(shí)為空。在中文版中，必須錄入中文名稱；若是英文版，則必須錄入英文名稱。

③科目類型：行業(yè)性質(zhì)為企業(yè)時(shí)，科目類型分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益，沒有成本類的企業(yè)可不設(shè)成本類；行業(yè)性質(zhì)為行政單位或事業(yè)單位時(shí)，按新會(huì)計(jì)制度科目類型設(shè)置。

④賬頁格式：定義該科目在賬簿打印時(shí)的默認(rèn)打印格式。系統(tǒng)提供了金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇。

⑤助記碼：用于幫助記憶科目，一般可用科目名稱中各個(gè)漢字拼音的頭一個(gè)字母組成，例如，管理費(fèi)用，其助記碼可寫為glfy，這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy，系統(tǒng)可自動(dòng)將助記碼轉(zhuǎn)換成科目名稱。

③輔助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其他核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬，明細(xì)賬核算外，并提供部門核算，個(gè)人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項(xiàng)目核算四種專項(xiàng)核算功能供選用。設(shè)置輔助核算要考慮以下幾點(diǎn)：

第一，一個(gè)科目可同時(shí)設(shè)置兩種專項(xiàng)核算，如管理費(fèi)用既想核算各部門的使用情況，也想了解各項(xiàng)目的使用情況，那么可以同時(shí)設(shè)置部門核算和項(xiàng)目核算。

第二，個(gè)人往來核算不能與其他專項(xiàng)一同設(shè)置，客戶與供應(yīng)商核算不能一同設(shè)置。輔助賬類必須設(shè)在未級(jí)科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在未級(jí)和上級(jí)設(shè)賬類。但若只在上級(jí)科目設(shè)賬類，其末級(jí)科目沒有設(shè)該賬類，系統(tǒng)將不承認(rèn)，也就是說當(dāng)上級(jí)科目設(shè)有某賬類時(shí)，其末級(jí)科目中必設(shè)有該賬類，否則只上級(jí)設(shè)賬類，系統(tǒng)將不處理。

第三，在設(shè)置輔助核算時(shí)請(qǐng)盡量慎重，因?yàn)槿绻颇恳延袛?shù)據(jù)，而要對(duì)科目的輔助核算進(jìn)行修改，那么很可能會(huì)造成總賬與輔助賬對(duì)賬不平。

①其他核算：用于說明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。

③科目性質(zhì)（余額方向）：增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級(jí)科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級(jí)科目的科目性質(zhì)與其一級(jí)科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。

③外幣核算：用于設(shè)定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個(gè)科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名。

④數(shù)量核算：用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算和數(shù)量計(jì)量單位。計(jì)量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。

（2）科目修改。當(dāng)科目屬性有錯(cuò)誤時(shí)，可以對(duì)錯(cuò)誤屬性進(jìn)行修改。但是如果某科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證，并將該科目及其下級(jí)科目余額清零，再修改，修改完畢后要將余額及憑證補(bǔ)上。已使用的科目不能增加下級(jí)。

（3）科目查詢。準(zhǔn)確而迅速地將指針定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種屬性。

（4）科目刪除。對(duì)于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非未級(jí)科目。

（5）指定科目。指定會(huì)計(jì)科目是指定出納的專管科目。只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。

11．憑證類別設(shè)置

許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類編制，但各企業(yè)的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對(duì)憑證進(jìn)行分類。系統(tǒng)提供了五種常用分類方式供選擇：包括記賬憑證，收款、付款。轉(zhuǎn)賬憑證，現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證，現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款。銀行付款，轉(zhuǎn)賬憑證，自定義憑證類別。

在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【憑證類別】。選擇所需類別，進(jìn)而進(jìn)入憑證類別設(shè)置界面，如圖3－11所示【憑證類別】，在此可對(duì)憑證類別進(jìn)行增加、修改。刪除等操作。

在開始用計(jì)算機(jī)錄入憑證之前應(yīng)進(jìn)行憑證類別的設(shè)置：已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；若限制科目為非末級(jí)科目，則在制單時(shí)，其所有下級(jí)科目都將受到同樣的限制。

13．常用憑證及常用摘要定義

（1）常用憑證定義。在單位里，會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會(huì)有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲(chǔ)起來，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。確切地說，“常用憑證”提供的是常用會(huì)計(jì)憑證的模板，在調(diào)用常用憑證后，仍可做修改，使其符合當(dāng)時(shí)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)需要。

常用憑證可以利用【總賬系統(tǒng)】中【憑證】菜單下的【常用憑證】定義，也可以通過【填制憑證】桌面中【制單】菜單下的【生成常用憑證】項(xiàng)生成。

定義常用憑證時(shí)既要定義憑證主要信息，也要定義憑證分錄內(nèi)容。

（2）常用摘要定義。在日常填制憑證的過程中，因?yàn)闃I(yè)務(wù)的重復(fù)性發(fā)生，經(jīng)常會(huì)有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲(chǔ)起來，在填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)可隨時(shí)調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理效率。

常用摘要定義編號(hào)、摘要內(nèi)容、相關(guān)科目，調(diào)用常用摘要可以直接輸入摘要編號(hào)或參照輸入，這些信息（數(shù)據(jù)）可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補(bǔ)充。

二、期初余額的整理錄入

在開始使用總賬系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)，假如是年中啟用總賬，而又希望查詢結(jié)果，全面反映今年的業(yè)務(wù)情況，則應(yīng)先將各賬戶此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚。例如，某企業(yè)2000年4月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及l(fā)、3月的累計(jì)發(fā)生額計(jì)算出來，準(zhǔn)備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到總賬系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算年初余額；若企業(yè)是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額，則期初余額就是年初數(shù)。若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額，以便在期初余額中錄入。

期初余額的錄入分兩部分：即總賬期初余額錄入和輔助賬期初余額錄入。

1．總賬期初余額錄入

期初余額錄入是將手工會(huì)計(jì)資料錄入到計(jì)算機(jī)中的過程之一。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【錄入期初余額】，在【期初余額錄入】界面的“期初余額”欄中，直接輸入數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)輸入完畢，單擊【刷新】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成上級(jí)科目的余額如圖3－12所示。

余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級(jí)科目開始，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負(fù)號(hào)輸入。

2．輔助賬期初余額錄入

在錄入期初余額時(shí)，若某科目涉及輔助核算，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為該科目開設(shè)輔助賬頁。相應(yīng)地，在輸入期初余額時(shí)，該科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。

期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。

若使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，并且在“選項(xiàng)”中將客戶往來或供應(yīng)商往來由應(yīng)收。應(yīng)付系統(tǒng)核算，那么，應(yīng)該到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中錄入合客戶、供應(yīng)商賬類的科目的明細(xì)期初余額，在這里，只能錄入這些科目的總余額。若這些科目還有其他輔助核算，如部門核算或項(xiàng)目核算，則只能錄入這些科目下各部門總余額或各項(xiàng)目的總余額。如某科目為客戶往來科目，該科目的期初余額，將不能在期初明細(xì)錄入窗中錄入，而是直接在期初余額中錄入即可。又如某科目為部門客戶核算科目，則進(jìn)入期初明細(xì)錄入窗后，只能錄入各部門的余額。至于各客戶及供應(yīng)商的余額，可到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中去錄入。

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